Comment réduire vos coûts d’impression en entreprise ?
Véritable variable à prendre en compte pour optimiser vos dépenses en entreprise, le prix des cartouches d’encre représente entre 1 à 3 % du chiffre d’affaires annuel des entreprises, selon le cabinet IDC. Voici nos astuces pour vous aider à réduire ces coûts !
Première étape : analyser vos besoins
Avant toute chose, il est préférable de réaliser un inventaire du nombre d’imprimantes dont vous disposez, ceci afin de déterminer le volume de pages imprimées chaque mois et le coût des consommables. Cette phase d’analyse permet d’une part de résoudre les éventuels problèmes liés aux processus d’impression, et d’autre part d’établir un premier état des lieux sur les dépenses liées aux imprimantes et consommables.
Modifier vos habitudes de travail pour réduire les coûts
Une fois la première étape effectuée, l’évolution de votre processus d’impression dépend de vos résultats pour adopter de nouvelles bonnes pratiques. Cependant, gardez en tête que la réduction du nombre d’imprimantes au profit de l’achat d’imprimantes multifonction peut vous faire éviter des surcoûts liés à l’encre et aux rendements assez faible, ainsi qu’aux frais de réparation plus importants.
Si vous possédez de nombreuses imprimantes différentes, la gestion de votre parc informatique n’en sera que plus compliquée à cause des différents paramétrages des imprimantes, sans compter le fait que les imprimantes encombrent vos locaux.
Comment choisir la bonne imprimante multifonction ?
Pour choisir une imprimante multifonction, il faut bien évidemment s’assurer que celle-ci possède les fonctionnalités dont vous avez besoin (connectivité sans fil, scanner, recto-verso…). Mais il y a également un autre critère important qui rentre en compte : le coût des consommables, et la fréquence de renouvellement des cartouches.
Pour faire des économies, il est également très important de vérifier la présence de réservoirs à encre séparée, de manière à remplacer vos cartouches de manière indépendante. A ce niveau, les imprimantes laser sont plus économiques que les imprimantes jet d’encre, mais elles coûtent aussi plus cher à l’achat. A vous de faire votre choix !